Paragraaf Bedrijfsvoering

De organisatie is volop in ontwikkeling van een lijnorganisatie naar een opgavegerichte organisatie. Dit vraagt onder andere iets van de bedrijfs cultuur  maar ook iets van de structuur . Cruciale aspecten in deze ontwikkeling betreffen onder andere de herstructurering van onze organisatorische aansturing en de herschikking van verantwoordelijkheden in de vorm van opgaven. Die aanpassingen hebben impact op onze organisatie, zijn omvangrijk en vragen tijd en inspanning. In komende nota’s komen we hierop terug.

Als provinciale organisatie zijn we een inclusieve werkgever en een representatieve afspiegeling van de Zuid-Hollandse maatschappij. Omdat we geloven dat ons beleid en onze uitvoering beter worden door verschillende perspectieven mee te nemen en het helpt als ons personeel een goede vertegenwoordiging is van onze inwoners. Racisme, antisemitisme, discriminatie en uitsluiting tolereren we niet. 
We hebben oog voor een goed personeelsbeleid waarbij instroom, doorstroom en uitstroom van belang zijn, met daarbij inzet op behoud van de instroom van jonge medewerkers (trainees) en behoud van kennis en ervaring in de organisatie. We zetten in op een goede balans tussen jong en oud. We geven jonge talenten een kans om zich te ontwikkelen binnen de organisatie. We ontwikkelen beleid om bewustzijn over diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie te vergroten en zetten daar een passend instrumentarium voor in. Gegeven de krapte op de arbeidsmarkt wordt binnen een jaar een strategisch HR-beleid opgesteld, met inachtneming van de hierboven benoemde punten. 

We zetten in op een doelgerichte en kostenbewuste organisatie. Het is belangrijk dat we in onze eigen organisatie voldoende kennis en capaciteit hebben om onze taken uit te voeren. We grijpen niet te snel naar tijdelijke teams en contracten maar erkennen dat een flexibele schil nodig is. Voor bijzonder gespecialiseerde kennis blijft inhuur noodzakelijk. 
Uitbreiding van budget voor arbeidscapaciteit (inclusief inhuur) is in principe alleen mogelijk wanneer we nieuwe taken toebedeeld krijgen met bijbehorend budget of als (bij bestaand beleid) gekozen wordt voor een rol als overheid die minder materiële maar meer arbeidscapaciteit vergt.

Digitalisering verandert fundamenteel de wijze waarop onze samenleving functioneert en daarmee de wijze waarop wij onze provinciale doelen realiseren. Nieuwe processen, nieuwe mogelijkheden en nieuwe samenwerkingen ontstaan door intensief gebruik van data en snel veranderde technologische mogelijkheden. Wij zien duurzame informatievoorziening en digitalisering als middelen om onze ambities als provincie te bereiken waarbij inwoners en samenleving centraal staan. Digitalisering raakt namelijk elke taak die de provincie uitvoert en elke opgave waaraan zij werkt, zeker in de uitvoeringsfase.

We werken opgavegericht. Op deze manier is de organisatie beter in staat om te focussen op wat ‘buiten’ nodig is en daar flexibel op in te spelen. Deze manier van organiseren zorgt voor meer integraliteit in afwegingen en uitvoering. In 2025 evalueren wij deze aanpak. 
We zetten in op de versterking van de kwaliteit van onze uitvoeringskracht. Opgave- en gebiedsgericht werken vraagt van de provincie een omgevingsbewuste houding met sturing op processen op locatie, participatie met inwoners en partners en een hoog verbindend vermogen. Onze partners willen dat wij met één mond spreken, en dat in ons handelen zorgvuldigheid in balans is met de benodigde snelheid. We communiceren begrijpelijk en toegankelijk met onze inwoners, maatschappelijke partners en ondernemers. 

In onze inkoop en bedrijfsvoering zijn duurzaamheid, innovatie, sociale aspecten en circulariteit randvoorwaarden. Hiermee geven we als organisatie het goede voorbeeld van wat wij van onze inwoners, ondernemers en bedrijven in de provincie vragen. 

Financiële spelregels: Weerbaar, wendbaar realistisch
Om onze doelen nu en in de toekomst te bereiken, nemen we maatregelen om onze weerbaarheid, wendbaarheid en uitvoeringskracht te vergroten. We zorgen voor realistische begrotingen. We hebben te maken met veel onzekerheden, zowel qua inkomsten als uitgaven. De uitdaging is om een begroting te realiseren die structureel en reëel in evenwicht is.

Daartoe hebben we een aantal financiële spelregels opgesteld:

1. We toetsen het huidige beleid, doelstellingen en uitvoering op aspecten als doelmatigheid en doeltreffendheid en onderzoeken welke verbeteringen daarin mogelijk zijn. Daarbij nemen we de impact van externe financieringsbronnen mee.
2. Als er onvoldoende structurele dekking is voor onze ambities zullen we concrete maatregelen nemen om in de toekomst (gefaseerd) de inkomsten te verhogen of onze eigen uitgaven te verminderen. Dit kan onder andere door een herziening van opcenten, leges, heffingen en bijdragen van derden. Vooruitlopend daarop wordt de motorrijtuigenbelasting vanaf jaartal 2026 verhoogd met 0,3 opcenten.
3. We zorgen dat helder wordt welk deel van het beleid en welke doelstellingen structureel van aard zijn en welk deel incidenteel. We geven de opdracht om in de komende periode een herijking te doen van het beleid om in beeld te brengen hoe vanaf 2026 het structurele beleid ook structureel gedekt kan worden.
4. Voor deze collegeperiode is een bedrag van 150 miljoen euro beschikbaar voor extra inzet op de maatschappelijke opgaven en ambities van dit college. De invulling hiervan volgt door het college bij de begroting in het najaar van 2023 en de voorjaarsnota 2024. Er wordt onder andere geld gereserveerd voor het ‘potje voor Provinciale Staten’.
5. Provinciale Staten hebben budgetrecht op de gehele begroting, en we realiseren ons dat het voor Statenleden soms lastig is om geld te reserveren in de begroting. We stellen daarom een financiële vrije ruimte beschikbaar voor Provinciale Staten waaruit breed gedragen stateninitiatieven betaald kunnen worden. De spelregels voor toewijzing van middelen werken we in overleg met Provinciale Staten uit.
6. Wanneer meerdere indicatoren - zoals de kapitaallasten en schuldquote - de signaleringswaarde dreigen te bereiken, gaan wij in gesprek met Provinciale Staten en komen wij met voorstellen om de indicatoren te beheersen. Bij beslissingen voor nieuwe investeringen voegen we de gevolgen voor de kapitaallasten en schuldquote toe.
7. We willen zo realistisch mogelijk begroten en houden in de planning rekening met de uitvoeringskracht van de organisatie en die van onze partners.
8. Om de uitvoerings- en plankracht te vergroten wordt momenteel onderzoek gedaan naar de realisatiekracht over de afgelopen jaren. De aanbevelingen en adviezen uit het onderzoek werken wij uit in een voorstel.
9. We onderzoeken de effectiviteit van onze subsidieregelingen en bekijken welke efficiency-voordelen daarbij mogelijk zijn.
10. Bij overschrijdingen hanteren we voor dekking de volgorde: eerst middelen binnen de doelstelling of ambitie, dan bestemmingsreserve en als laatste de middelen in de algemene reserve.
11. De gesloten systemen worden afgeschaft. Het college komt bij de begroting van 2025 met voorstellen om een zorgvuldige uitwerking op te stellen, met voldoende waarborging van beheer, onderhoud en vervanging.
12. Indexatiemiddelen die niet voor de opgaven nodig zijn, vallen vrij aan de algemene middelen.
13. Middelen die aan het eind van het jaar vrijvallen in het resultaat kunnen alleen beklemd worden als er een juridische en/of bestuurlijke verplichting op rust. In alle andere gevallen dient eerst het budget van het volgende jaar ingezet te worden voordat weer een beroep op de algemene middelen wordt gedaan. Structurele budgetten die elk jaar terugkeren kunnen aan het eind van het jaar in principe niet beklemd worden op het rekeningresultaat. De niet-beklemde middelen die aan het einde van het jaar niet zijn beklemd, vallen vrij aan de algemene middelen.
14. Waar zinvol en mogelijk wordt eerst gekeken naar extra medefinancieringsbronnen voordat een beroep wordt gedaan op de algemene middelen. Dit betekent ook dat we nadrukkelijk kijken naar de bijdragen die externe partijen en het Rijk kunnen leveren aan onze opgaven.
15. Wij nemen alleen extra taken aan vanuit het Rijk als de financiële randvoorwaarden daarvoor goed geregeld zijn. Voor de realisatie van de langjarige transitieopgaven is een Rijksbijdrage van minimaal € 10 mld nodig, onder andere uit de grote fondsen als het Nationaal Groeifonds, het Klimaat- en Transitiefonds en het Transitiefonds Landelijk Gebied en Natuur.
16. Een nuancering die hoort bij dit akkoord is dat bij de woordkeuze, zoals ondersteunen of stimuleren, ten aanzien van onze rol de inzet van instrumentarium en middelen nog niet is bepaald.